Congres organiseren: 10 tips voor een efficiënte logistiek

1. Stroomlijn het inchecken
Voorkom lange rijen bij inchecken. U kunt dit op verschillende manieren doen. Stuur de badges vooraf naar de geregistreerde bezoekers. Gevaar is wel dat bezoekers de badges vergeten mee te nemen. Gebruik registratieformulieren met daarop een inschrijfnummer en niet enkel een persoonsnaam. Tijdens het inchecken van de congresbezoekers is op nummer zoeken makkelijker dan op alfabet. Gebruik verschillende incheckbalies bij grote aantallen bezoekers (>500). Bijvoorbeeld een balie voor registratienummers 0-200, balie twee voor 201- 400 etc. Gebruik een aparte balie voor bezoekers die zich op het congres willen registreren.

2. Extra bezetting in de ochtend
Vooral de eerste uren van een congres zijn hectisch en zeker bij de registratie/ organisatiebalie. In de eerste uren zal extra bezetting nodig zijn om te zorgen dat elke bezoeker wordt verwelkomd, zijn badge en congresmap krijgt. Huur (enkel) voor de ochtend extra hostesses in, zodat u geen handjes tekort komt. En uiteraard, instrueer de hostesses wie welke taak heeft en waar welke verantwoordingen liggen. Zorg dat deze instructie altijd plaatsvindt ruim voordat de eerste bezoeker arriveert. En dat kan met het oog op de files best nog wel eens vroeg zijn. (mensen die file verwachten maar geen file hebben zijn soms drie kwartier te vroeg).

3. Richt de registratiebalie efficiënt in
Zorg dat de mensen achter de registratiebalie de benodigde materialen binnen handbereik hebben. Stal de badges zo uit dat ze eenvoudig te pakken zijn. Maak gebruik van speciale badgematten (zwarte inteekmatten) waar je de badges vooraf kan insteken. Deelt u bij de registratiebalie diverse informatie uit zoals een congresmap/folders/flyers, gebruik dan een congrestas. Zorg bij aanvang, voor voldoende materialen/congrestassen ed, zodat u niet zonder zit.

4. Duidelijke afspraken met locatie
Zorg voor één aanspreekpunt met de locatie die tijdens het congres en zeker bij aanvang, te bereiken is. Daarnaast kunt u ervoor kiezen om ook een aanspreekpunt te hebben voor de catering en technische dienst. Brief de locatie wat uw wensen en doelstellingen zijn, want een goede afstemming met de locatie kan u een hoop stress besparen.

5. Centreer de zalen
Zorg dat de plenaire zaal, parallelzalen en eventuele expositiehal dicht bij elkaar liggen. Als bezoekers tussen de lezingen van zaal wisselen kost dit veel tijd. Hoe dichter de zalen bij elkaar, hoe sneller de volgende presentaties kunnen beginnen. U voorkomt ook dat bezoekers gaan ronddolen op zoek naar een zaal.

6. Reguleer traffic op de expositie
Heeft uw congres een expositie, dan kan u met inzet van koffiecorners de stroom van bezoekers reguleren. Uw exposanten of sponsors zijn uw klanten en financieren het evenement. Zij nemen deel om in contact te komen met de bezoekers. Het is uw taak er alles aan te doen om dit te realiseren. Elke expositieruimte heeft plekken waar het rustiger is, met het gevaar dat exposanten die daar staan minder tevreden zijn. U kunt bezoek aan deze rustigere plekken stimuleren door er een koffiecorner neer te zetten die als eerste open is tijdens de pauzes (ook bij aanvang van het congres). Is het druk genoeg dan kan de voorgaande koffiecorner worden geopend, enzovoort. Zo beïnvloedt u de bezoekersspreiding door de hele expositieruimte.

7. Route signalering
Geef met borden/pijlen/voetstappen op de grond waar de verschillende zalen liggen. U kunt ook hostesses inzetten om mensen de weg te wijzen. Vooral tijdens de eerste zaalwisselingen. Daarna zijn de bezoekers bekend met de locatie en weten ze de zalen te vinden.

8. Reserveer stoelen voor laatkomers
Reserveer enkele plaatsen of rijen voor congresbezoekers die arriveren nadat de spreker is begonnen. Bijvoorkeur achter in de zaal of bij de ingang van de zaal. Een zaal met een ingang achter in de zaal, heeft de voorkeur. Zo voorkomt u dat laatkomers een plekje vooraan moeten zoeken (de eerste rijen blijven vaak leger) of dat aanwezige congresbezoekers moeten opstaan om de ‘nieuwkomers’ te laten passeren. Laat de bezoekers aanschuiven, zodat de uiteinden van de rijen vrij blijven.

9. Sessies gelijktijdig starten en eindigen
Bij een vol programma met veel sprekers en gebruik van veel parallelzalen is een kunst om de sprekers gelijktijdig te laten starten en stoppen. Elke spreker heeft recht op evenveel sprekerstijd. Begeleid de sprekers naar de zaal, assisteer bij het testen van de techniek en installeren van zijn powerpoint presentatie. Maak afspraken met de dagvoorzitter en de sprekers over de spreektijd, startsein, vragenrondje en hoe u hem een sein geeft als de spreektijd ten einde loopt. Dat kan met verschillende technische hulpmiddelen maar ik geef zelf de voorkeur aan een persoonlijk seintje (bijvoorbeeld 5 minuten voor tijd en 1 minuut voor tijd). Hiermee voelt u ook gelijk aan of de spreker de intentie heeft om te stoppen.

10.  Volle rijen voor (koffie) buffetten
Tijdens drukke congressen staat voor het (koffie) buffet lange rijen. Mensen hebben vaak de neiging om in de rij te gaan staan van het dichtstbijzijnde en dus drukke buffet, terwijl een buffet ‘wat verder weg’ veel rustiger is. Plaats voldoende buffetten en reguleer de toestroom van bezoekers. Laat een hostess de bezoekers wijzen naar welk buffet ze kunnen gaan zodat voor een evenredige verspreiding wordt gezorgd.

Advertenties

Over Marc Dekkers, Comee.nl

Organizer of inspiring Events & Conferences | Communication Pro | Business Developer | Loves Social & Cross media | E-commerce | Food | Mountainbiker
Dit bericht werd geplaatst in evenementen organisatie/coördinatie en getagged met , . Maak dit favoriet permalink.

2 reacties op Congres organiseren: 10 tips voor een efficiënte logistiek

  1. Arjen zegt:

    U heeft het in uw verhaal over bagdgematjes. Kunt u mij vertellen waar ik dit artikel kan vinden. Wij zijn lid van een ondernemersvereniging en het is elke maand weer een
    gedoe met de badges. Misschien is dit een goede oplossing.

    M.vr.gr.
    Arjen

    • Beste Arjen,

      Dit is zeker een goede oplossing. Ik werk er al jaren mee en ze zijn erg handig. Op één badgeplateau kunnen 100 badges, (4 rijen van 25), maar ik adviseer je om uit te gaan van 50 badges per plateau, want dan kan je tussen de badges ruimte over laten waardoor ze beter ze zien/te vinden zijn.

      via de webshop van http://www.parthen.nl kan je allerlei congresbenodigdheden bestellen. De badgeplateau’s hebben het art.nr.1020.95

      Succes met de organisatie.

      Mvgr.

      Marc Dekkers
      http://www.comee.nl

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s